Subsidiecheck vooraf kan controlekosten flink verlagen
‘We kunnen aan de slag!’ De euforie nadat de subsidiebeschikking op de mat gevallen is. Een bekend gevoel voor veel stichting medewerkers en -besturen. Ná die eerste opwinding is natuurlijk het raadzaam om de kleine lettertjes van de beschikking te lezen, want controle-eisen kunnen stevig zijn. Dagelijks werk voor de mensen bij dubois+co. Tip: afstemming voordat de werkzaamheden beginnen, kan flink geld schelen.
Subsidiegevers willen uiteraard dat hun gelden goed besteed worden. Dubois+co is gespecialiseerd in de controle van subsidieverstrekkingen en jaarrekeningen van publieke en maatschappelijk organisaties in diverse sectoren. “Het is niet alleen een voorzorg om de uiteindelijke subsidievaststelling niet in gevaar te brengen. Door afstemming vooraf, kunnen we soms zelfs flink besparen op controlekosten,”, aldus Arjan Buteijn, partner bij dubois+co.
Complexiteit
Hij wijst op de complexiteit van subsidieregels. “Zo vallen grotere bestedingen soms onder Europese aanbestedingsregels. Dat komt overigens niet zo vaak voor, maar ook nationale aanbestedingen kunnen flink wat regelgeving met zich meebrengen. Bijvoorbeeld de inkoopprocedures, die moeten daarvoor ingericht zijn. Een andere vaak voorkomende eis, is dat er een urenadministratie wordt bijgehouden met regels op het gebied van de doorbelasting van overhead. Als dat van tevoren niet goed is ingeregeld, kan dat bij de audit tot een stevig probleem leiden.”
Wetlands International
De mensen van dubois+co houden ook het bredere plaatje in het vizier: controlekosten moeten in verhouding zijn tot de verleende subsidie. Een goed voorbeeld is Wetlands International, zij zetten zich wereldwijd in voor het beschermen van natte ecosystemen zoals rivieren, meren, uiterwaarden, moerassen, veengebieden en mangroven. Deze landschappen zijn op zichzelf al de moeite waard, maar ze spelen ook een belangrijke rol bij het herstellen van ons klimaat. Voor hun werk ontvangt de Nederlandse organisatie uit Ede dan ook wereldwijd subsidies van overheden en bijdragen van sponsoren.
Overleg met ministerie
Buteijn:” Zo hebben we onlangs gezamenlijk overleg gehad met een Duitse subsidieverstrekker. De eis was dat de Nederlandse accountant de kosten zou controleren die gemaakt worden door lokale organisaties in landen als Ethiopië, Kenia en Tanzania. Ga maar na: je kent die organisaties niet. En je moet er heen want niet alles kan op afstand. We moeten alsnog werken met lokale accountants en hun dossiers reviewen. Dat is een enorme tijdsinvestering. We hebben toen gekeken of we het zo konden inregelen dat de subsidiegever zich comfortabel kan voelen met een audit waarbij we de lokale controle over konden laten aan gecertificeerde accountants ter plaatse.
Guidance
Dat gebeurt met guidance van ons en Wetlands International die uiteraard zelf ook een interne controle op haar projecten doet. Niet alleen financieel, maar ook inhoudelijk: Wat is de impact geweest van de inzet? Zijn de doelen bereikt? Wij als accountants kunnen onze bevindingen daarop baseren en daarover rapporteren. Als je de subsidiegever daarin meeneemt, dan scheelt dat enorm veel kosten én voorkomt onnodig dubbel controleren.”
Fotografie: Inner-Niger Delta-fishermann. Bron: Wetlands International (Jane Madgwick)
Arjan Buteijn is partner bij dubois+co en heeft ruime controle- en advieservaring bij publieke, maatschappelijke organisaties in diverse sectoren: goede doelen, welzijn, natuur- en milieuorganisaties, ontwikkelingssamenwerking, cultuur, zorg en onderwijs. Hij loopt warm voor thema’s als maatschappelijke verslaggeving en risicobeheersing. Arjan is bereikbaar op: 020-5712345.
